Você já se perguntou como as empresas podem melhorar a gestão de documentos e aumentar a produtividade?
A gestão eletrônica de documentos é uma prática que tem revolucionado o ambiente empresarial, reduzindo processos burocráticos e melhorando a organização de documentos e informações.
Ao implementar uma solução como a oferecida pela Totvs, as empresas podem superar os desafios da gestão manual de documentos, melhorando a segurança e a conformidade legal.
Neste artigo, vamos explorar como a gestão eletrônica de documentos pode transformar a empresa, tornando-a mais eficiente e competitiva.
O que é GED e sua Importância nas Empresas
Em um ambiente empresarial cada vez mais digital, a GED surge como uma ferramenta essencial para a gestão eficiente de documentos. A gestão eletrônica de documentos é uma solução automatizada que visa organizar e armazenar documentos de forma sistemática, garantindo a segurança e o fácil acesso à informação.
A GED se diferencia da gestão tradicional em papel em vários aspectos, incluindo acessibilidade, segurança e eficiência. Enquanto a gestão manual de documentos pode levar a perda de tempo e recursos, a GED permite que os funcionários acessem informações rapidamente, melhorando a produtividade.
De acordo com estudos, funcionários gastam em média 18 minutos procurando um documento. Isso demonstra o impacto negativo da gestão manual na produtividade das empresas. Além disso, o mercado mundial de software de gestão eletrônica de documentos foi avaliado em US$4,89 bilhões em 2019, com projeção de chegar a US$10,17 bilhões até 2025.
O processo de gestão documental em ambiente eletrônico envolve etapas básicas como captura, gestão e melhoria contínua. A GED pode ser aplicada em diferentes setores, desde empresas privadas até instituições públicas, melhorando a organização e os processos.
| Aspectos | Gestão Tradicional | Gestão Eletrônica |
|---|---|---|
| Acessibilidade | Limitada | Alta |
| Segurança | Baixa | Alta |
| Eficiência | Baixa | Alta |
Ao implementar a GED, as empresas podem melhorar significativamente a gestão de documentos, garantindo que as informações sejam armazenadas de forma segura e acessadas rapidamente. Isso resulta em uma melhor organização e eficiência nos processos internos.
GED da Totvs: Características e Funcionalidades
O GED da Totvs é uma solução robusta que atende às necessidades de gestão documental das organizações. Com sua interface intuitiva e recursos avançados de gestão documental, proporciona uma experiência eficiente para os usuários.
Uma das principais características do GED da Totvs é sua ampla compatibilidade com diversos formatos de arquivos, incluindo documentos de texto, planilhas, apresentações, imagens, vídeos e arquivos técnicos. Isso garante que os usuários possam acessar uma ampla gama de documentos sem a necessidade de softwares adicionais.
O sistema oferece funcionalidades de indexação e categorização de documentos, que facilitam a recuperação rápida de informações através de metadados. Além disso, os recursos de controle de versões de documentos permitem acompanhar o histórico de alterações e manter a integridade das informações.
A integração do GED da Totvs com outros sistemas da empresa, como ERP, CRM e plataformas de colaboração, é outro ponto forte. Isso proporciona uma solução integrada e eficiente para a gestão documental.
O sistema também implementa recursos de segurança, como controle de acesso baseado em perfis de usuários e criptografia de dados, garantindo a proteção das informações.
A visualização de documentos sem necessidade de softwares adicionais é outra funcionalidade importante, permitindo acesso rápido ao conteúdo. Os documentos que podem ser abertos pelo visualizador ou player interno incluem DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, CSV, PDF, entre outros.
Benefícios da Implementação do GED da Totvs
O sistema GED da Totvs proporciona uma gestão documental eficaz e segura. Isso é crucial para empresas que lidam com grandes volumes de documentos e arquivos, onde a perda diária de produtividade devido a questões documentais pode chegar a mais de 21%.
Um dos principais benefícios da implementação do GED da Totvs é a redução de custos. Com a gestão eletrônica de documentos, as empresas podem diminuir gastos com armazenamento físico, material de escritório e tempo de busca por informações. Além disso, a implementação do GED da Totvs melhora a segurança da informação através de recursos como backup automático em nuvem e criptografia de dados.
A gestão eletrônica de documentos também facilita a gestão e o acesso às informações. Isso permite que as equipes trabalhem de forma mais eficiente, compartilhando arquivos e colaborando em projetos simultaneamente.
| Benefícios | Descrição | Impacto |
|---|---|---|
| Redução de Custos | Diminuição de gastos com armazenamento e tempo de busca | Até 21% de redução nas perdas diárias |
| Segurança da Informação | Backup automático e criptografia de dados | Melhoria na proteção de dados |
| Colaboração | Compartilhamento seguro de documentos e trabalho simultâneo | Aumento da produtividade das equipes |
Em resumo, a implementação do GED da Totvs não só melhora a eficiência operacional e reduz custos, mas também contribui para a segurança e conformidade legal, além de promover a sustentabilidade empresarial.
Metadados e sua Importância na Gestão Eletrônica de Documentos
Metadados são informações essenciais que facilitam a busca e recuperação de documentos eletrônicos. Eles são armazenados junto com o documento digitalizado para facilitar sua localização posterior.
Os principais tipos de metadados utilizados na gestão eletrônica de documentos incluem: nome do autor, tamanho, descrição, data de criação, palavras-chave e categorias. Esses metadados são cruciais para permitir buscas avançadas e recuperação rápida de informações dentro dos sistemas de armazenamento.
- Definição clara e objetiva de metadados como informações de indexação;
- Apresentação dos principais tipos de metadados utilizados;
- Explicação detalhada sobre como os metadados funcionam no contexto do GED da Totvs;
- Descrição das melhores práticas para definição e padronização de metadados.
A correta utilização de metadados contribui significativamente para a organização lógica do acervo documental, facilitando a navegação e localização de arquivos. Além disso, uma política eficiente de metadados deve considerar as necessidades específicas de cada departamento da empresa.
Exemplos práticos de como utilizar os metadados no GED da Totvs incluem a otimização da busca e recuperação de documentos em diferentes cenários empresariais. Isso demonstra a importância de uma estratégia bem planejada para a gestão de metadados.
Integração do RM com o Fluig para Utilização como Servidor GED
A integração do RM com o Fluig permite que as empresas utilizem o gerenciamento eletrônico de documentos de forma eficiente. Essa integração é realizada de uma base do RM para um servidor GED único, proporcionando uma solução robusta para a gestão de documentos.
Ao configurar a integração, é necessário preencher parâmetros como servidor, porta, usuário, senha e empresa. Além disso, é fundamental sincronizar os usuários entre o RM e o Fluig para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso ao sistema de gestão eletrônica de documentos.
As configurações de segurança são essenciais para garantir o tráfego seguro de informações entre os sistemas. Isso inclui permissões de acesso e configurações de firewall. O ambiente físico de infraestrutura dos sistemas ECM e Fluig precisa estar configurado para permitir o tráfego de informações do RM pelas portas configuradas pelo FTP.
A integração entre RM e Fluig oferece várias vantagens, como a centralização do gerenciamento de documentos e a possibilidade de utilizar recursos avançados de GED em qualquer cadastro do RM. Após a configuração, é importante testar a conexão para garantir que os dados estão corretos e que a integração está funcionando adequadamente.
Com essa integração, as empresas podem aproveitar ao máximo os recursos do GED, melhorando a eficiência e a segurança na gestão de documentos.
Opções de Mapeamento de Pastas no GED da Totvs
O GED da Totvs oferece várias opções para o mapeamento de pastas, permitindo que as empresas organizem seus documentos de forma eficiente. Existem seis opções distintas de mapeamento de pastas disponíveis, cada uma com suas características e aplicações específicas.
As seis opções de mapeamento incluem:
- Utilizar pasta mapeada
- Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas de pasta mapeada
- Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta
- Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta com o CheckBox “Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED” marcado
- Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária
- Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária com o CheckBox “Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED” marcado
A opção “Utilizar pasta mapeada” envia todos os arquivos de todos os registros para a mesma pasta mapeada no GED, ideal para documentos de uma mesma categoria. Já a opção “Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas de pasta mapeada” oferece flexibilidade ao permitir que o usuário selecione uma sub-pasta dentro da pasta configurada no momento do envio do arquivo.
Para mais informações sobre o fluxo de documentos, você pode consultar o artigo disponível em https://www.totvs.com/blog/gestao-para-assinatura-de-documentos/fluxo-de-documentos/.
A escolha da opção de mapeamento adequada depende das necessidades específicas de cada empresa. É importante analisar as vantagens e desvantagens de cada opção para garantir a implementação mais eficaz do GED da Totvs.
Passo a Passo para Implementação do GED da Totvs
Para implementar o GED da Totvs com sucesso, é crucial seguir um processo estruturado que atenda às necessidades específicas da sua organização. O primeiro passo é avaliar e triar os documentos essenciais, identificando o que é crucial para a gestão documental.
A triagem de documentos é fundamental para entender o volume e os tipos de arquivos que serão gerenciados. Isso ajuda a definir os critérios para a catalogação, como data, assunto, grau de confidencialidade e departamentos.
Etapas para Implementação:
- Seleção do software de gestão eletrônica de documentos mais adequado às necessidades da empresa.
- Mobilização e treinamento da equipe para a nova cultura organizacional.
- Definição dos níveis hierárquicos de acesso aos dados, considerando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- Envio de arquivos para o GED, incluindo a seleção do documento, definição de metadados e configuração de permissões de acesso.
Ao seguir essas etapas, as organizações podem garantir uma implementação bem-sucedida do GED da Totvs. É importante monitorar e avaliar continuamente o sistema para identificar pontos de melhoria.
| Etapa | Descrição | Responsável |
|---|---|---|
| Avaliação de Documentos | Triagem e identificação de documentos essenciais. | Equipe de GED |
| Seleção de Software | Escolha do software de GED mais adequado. | TI/ GED |
| Treinamento da Equipe | Capacitação dos usuários para o uso do sistema. | RH/ GED |
A implementação eficaz do GED da Totvs não apenas melhora a gestão documental, mas também contribui para a transformação digital da organização. Com um sistema bem-implementado, as empresas podem desfrutar de maior eficiência e segurança nos processos de gestão de documentos.
Assinatura Eletrônica e Validação Jurídica de Documentos
A assinatura eletrônica da TOTVS permite que as empresas assinem documentos de forma rápida e segura, mantendo a integridade e confidencialidade. Com a assinatura eletrônica, é possível eliminar a necessidade de circulação de papéis e da presença física das partes envolvidas.
Existem diferentes tipos de assinatura eletrônica disponíveis, incluindo simples, avançada e qualificada, cada uma com seu nível de segurança e validade jurídica. A TOTVS Assinatura Eletrônica simplifica o processo de assinatura de documentos com tecnologia mobile e conformidade com a LGPD.
A plataforma permite enviar documentos online, notificar destinatários, confirmar e validar assinaturas, e armazenar documentos na nuvem com segurança. Além disso, a solução adota um alto padrão de criptografia SHA256 e permite a utilização de certificados do tipo A1 e A3.
A validação jurídica dos documentos eletrônicos é garantida por legislação específica, como o Decreto 10.278/2020 e a MP 2.200-2/2001, que estabelecem a validade jurídica dos documentos digitais. A TOTVS Assinatura Eletrônica se integra ao fluxo de gestão eletrônica de documentos, completando o ciclo de digitalização dos processos empresariais.
Conclusão (200 palavras)
A gestão eletrônica de documentos da Totvs é uma solução robusta para empresas que buscam organizar e gerenciar seus documentos de forma eficiente. Ao longo deste artigo, exploramos as características e funcionalidades do GED da Totvs, destacando seus benefícios, como aumento da produtividade, redução de custos e maior segurança da informação.
A implementação do GED da Totvs proporciona uma gestão documental eficaz, permitindo que as empresas acessem facilmente as informações necessárias. Além disso, a solução oferece conformidade legal e retorno sobre investimento significativo, tornando-a uma escolha estratégica para empresas em transformação digital.
Para empresas interessadas em implementar o GED da Totvs, recomendamos entrar em contato com consultores especializados e solicitar demonstrações. Continue acompanhando o blog da TOTVS e assine nossa newsletter para receber mais conteúdos sobre gestão documental e outras soluções tecnológicas. Com a gestão eletrônica de documentos, as empresas podem transformar positivamente seus processos e se preparar para os desafios do futuro.
FAQ
O que é GED e como ele pode ajudar minha empresa?
GED é um sistema de gestão eletrônica de documentos que ajuda a organizar, armazenar e recuperar informações de forma eficiente, melhorando a produtividade e reduzindo custos.
Quais são as principais características do GED da Totvs?
O GED da Totvs oferece recursos como armazenamento seguro, busca avançada, controle de acesso e assinatura eletrônica, permitindo uma gestão eficaz de documentos.
Como funciona a integração do RM com o Fluig para utilização como servidor GED?
A integração permite que o Fluig seja utilizado como um servidor de GED, proporcionando uma solução de gestão de documentos integrada e segura.
Quais são as opções de mapeamento de pastas disponíveis no GED da Totvs?
O GED da Totvs oferece opções de mapeamento de pastas personalizáveis, permitindo que as empresas organizem seus documentos de acordo com suas necessidades específicas.
Como é feita a assinatura eletrônica de documentos no GED da Totvs?
A assinatura eletrônica é realizada por meio de um processo seguro que garante a autenticidade e integridade dos documentos, utilizando tecnologias de criptografia e validação.
Qual é a importância dos metadados na gestão eletrônica de documentos?
Os metadados são informações adicionais que descrevem os documentos, facilitando a busca, recuperação e gestão de informações.
Como o GED da Totvs pode ajudar a melhorar a produtividade da minha empresa?
O GED da Totvs ajuda a melhorar a produtividade ao fornecer uma solução de gestão de documentos eficiente, reduzindo o tempo gasto na busca e recuperação de informações.
